O termo compliance deriva de comply, em inglês, que significa agir em sintonia com as regras, ou seja, estar em conformidade com leis e regulamentos, externos e internos. Traduzindo: consiste em manter a empresa em conformidade com os normativos dos órgãos reguladores, em sintonia com suas imposições e seguindo os padrões impostos a seu segmento nas mais diversas áreas — fiscal, contábil, jurídica, previdenciária, ambiental, trabalhista, ética e assim por diante. Ainda achou complicado? Quer entender melhor o que é compliance? Então fique de olho no nosso post de hoje!

Panorama

O empreendedor está constantemente envolvido com diversas imposições, sejam elas legais, regulatórias, éticas ou de mercado. Nesse cenário, basta uma pequena falha para que a empresa precise arcar com sanções legais, multas e restrições, além de sofrer manchas em sua reputação perante clientes — essas sim muito difíceis de serem revertidas. É de se imaginar, assim, que a manutenção de todas essas variáveis em sintonia seja um grande desafio. E é justamente na busca desse equilíbrio que surge o compliance.

A atividade de compliance surgiu em decorrência de uma preocupação em adequar os procedimentos às exigências jurídicas que envolviam as instituições financeiras. Porém, com o passar do tempo e o surgimento de novas necessidades de adequação, percebeu-se que essa atividade deveria ser muito mais abrangente, incluindo, além de normas e políticas internas, todo o processo — afinal, não se trata apenas de interpretar leis, mas sim de uma análise muito mais extensa, que engloba desde a mais elementar tarefa até complexas decisões gerenciais.

Em meio a tudo isso, descobriu-se que não era possível, portanto, implementar qualquer procedimento nesse sentido sem pleno conhecimento dos processos internos, das metodologias e rotinas de trabalho já usadas, bem como de estratégias de gestão, fluxos operacionais e rotinas contábeis.

Profissional

Cabe ao profissional de compliance buscar uma melhor compreensão de suas funções e responsabilidades, uma vez que, mais do que elaborar e publicar normativos e procedimentos aos envolvidos no processo produtivo, ele deve estar a par de todas as variáveis envolvidas. Tudo isso com o objetivo de melhorar as atividades e proporcionar maiores índices de eficiência, eficácia e confiabilidade das informações. E para isso ser efetivo, é de suma importância conhecer o negócio, as metas e os objetivos dos administradores, sendo extremamente participativo e não se limitando apenas a controlar e exigir o cumprimento de normas internas e externas, mas agindo como um verdadeiro consultor.

Desde os controles internos até a gestão de riscos corporativos, as melhorias nos processos devem ser constantemente buscadas tanto pelos colaboradores quanto pelos gestores. Isso pode ser alcançado por meio do respeito às normatizações e pela implementação de uma política da função e atividade de compliance, com cada membro da organização sendo devidamente informado sobre suas funções. Lembre-se: a gestão de compliance é de responsabilidade de todos.

Área

Para criar uma área de compliance em qualquer empresa, a primeira atitude deve ser elaborar um código de ética ou de conduta com uma linguagem clara, simples e compreensível, que torne as informações acessíveis a todos. Desde que tal código de ética parta das políticas da organização, demonstrando claramente as diretrizes gerais da empresa até chegar a normas mais específicas, o gestor pode contar com o auxílio de especialistas. E atenção: tenha sempre tudo devidamente escrito, a fim de facilitar a aplicação de possíveis (e necessárias) ações disciplinares.

Por meio de procedimentos de endomarketing, a comunicação interna se faz fundamental na aplicação do compliance. A disseminação sobre a importância de seguir as normas e os procedimentos pode ser feita com o uso de mensagens SMS, e-mails ou mesmo fixação de cartazes em quadros de aviso, por exemplo. Além disso, é fundamental ter um canal de comunicação interna para sanar dúvidas, com perguntas elaboradas até anonimamente, evitando assim possíveis constrangimentos ou inibições. Esse anonimato pode inclusive servir para que sejam feitas denúncias sobre condutas inadequadas, bem como reclamações, críticas ou sugestões. Nesse caso, os gestores não só podem como devem tomar atitudes, sem que o denunciante tenha medo de retaliações.

As relações externas também merecem uma política clara. A linguagem a ser usada com os clientes, os limites dessas relações em relação ao profissional e ao pessoal (como o que um colaborador pode ou não receber de um cliente sem caracterizar uma atitude inadequada), as políticas anticorrupção, as diferenças entre as relações com entes privados e públicos, a ênfase à ética em relação a concorrentes e clientes, a preparação para possíveis conflitos de interesse entre fornecedores ou distribuidores e, fundamentalmente, o exemplo dado pelos gerentes e gestores: tudo isso entra na conta.

Esses aspectos devem estar extremamente claros não só nas normas escritas, mas principalmente nas ações dos envolvidos na organização. Compliance é, acima de tudo, ideologia. Logo, todos devem atuar para que o sistema se harmonize dentro dessa concepção, por meio de um comportamento baseado em valores sólidos.

Objetivo

Os objetivos, papéis e as responsabilidades da área de compliance passam inicialmente pela análise meticulosa dos riscos operacionais e do gerenciamento dos controles internos (e sua continuidade), buscando a melhoria contínua e a adequação a normas técnicas que surgem de acordo com o segmento de atuação. A análise em relação a possíveis fraudes e sua necessária prevenção, bem como auditorias de rotina, gerenciamento em relação a gestão de pessoal para rever políticas, elaboração de manuais de conduta e sua necessária disseminação na cultura da empresa, juntamente com a mentalidade do compliance, que deve se aderir à cultura da organização, são fatores essenciais para o sucesso da empresa como um organismo sadio e integrado.

A fiscalização periódica em relação à conformidade com as normas contábeis e à correta interpretação das leis, adequando-as à realidade e ao universo da empresa, é essencial para dar agilidade e segurança às operações. Um exemplo é o uso de contratos eletrônicos, que facilitam as relações jurídicas.

Para a empresa que quer se consolidar em um mercado cada vez mais exigente e competitivo, com visão e objetivos de longo prazo, não basta entender o que é compliance, mas sim implementar essa área. Afinal, a crescente pressão por valores éticos, respeito ambiental e imagem positiva e transparente, acabam as obrigando a criar programas preventivos e de fácil monitoramento. E por meio das ferramentas de compliance seus objetivos estratégicos certamente serão mais facilmente alcançados.

E então, ficou ainda com alguma dúvida? Comente aqui e divida seus questionamentos e suas impressões conosco!

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