As transições em papel estão sendo eliminadas. A necessidade de fechar negócios de forma mais segura e com a garantia de total monitoramento, armazenamento, aumentar o compliance e agilidade fez surgir alternativas mais confiáveis para suprimir processos desnecessários, cortar custos e ampliar lucros. Duas formas que surgiram para gerar economia e ampliar a confiança foram as assinaturas eletrônica e digital.

Apesar de terem nomes similares e valor jurídico, elas não são a mesma coisa e nem são usadas para os mesmos fins. Como parte fundamental da transformação digital de uma empresa, entender como elas funcionam ajuda a aplicá-las da forma correta.

Assinatura eletrônica

Este é o tipo mais comum de assinatura e é o mais utilizado no dia a dia. Qualquer pessoa pode assinar qualquer tipo de documento eletronicamente com facilidade, rapidez e segurança. A DocYouSign oferece o serviço de Digital Transaction Management (DTM), categoria de software criada para gerenciar digitalmente transações com base em documentos, através da assinatura eletrônica de formas variadas como token, SMS, GPS, usuário e senha, código, dentre outros. Recentemente, os serviços prestados renderam a terceira colocação no ranking Cloud 100, da revista Forbes, como uma das melhores empresas em nuvem.

Nas funções diárias, as assinaturas eletrônicas podem ser aplicadas nos mais variados tipos de documentos. Por possuírem valor jurídico, elas podem ser usadas para fechar contratos de aluguel, seguros, planos de saúde, formulários de RH, contratos de compra e venda com fornecedores, assinatura de serviços como TV a cabo, operações bancárias, notificações jurídicas, contratação de planos de saúde, além de outras funcionalidades. A adoção deste formato agiliza a finalização das etapas, além de garantir a integridade e autenticidade das partes.

Assinatura digital

Para assinar digitalmente um documento, é necessário ter um certificado digital. O documento, que desde julho deste ano é obrigatório para empresas com mais de cinco funcionários, pode ter validade variando entre um e três anos, de acordo com a necessidade de cada negócio. O certificado é necessário para uma série de procedimentos, como emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e).

Dentre as opções oferecidas pela DocYouSign, as assinaturas digitais podem ser feitas através de endereço de e-mail, certificados digitais ICP Brasil, tokens certificados de selo de hora brasileira, conta da DocYouSign, Federado/SSO, código de acesso, SMS, telefone/voz, identificação social, identificação de terceiro, Certificados digitais DocYouSign e autenticação em pessoa. Esta assinatura pode ser aplicada em todo tipo de documento, mas a maioria deles não precisa deste tipo de autenticação, sendo a assinatura eletrônica o suficiente para validar os contratos.

Um documento colocado na plataforma da DocYouSign é criptografado e pode ser assinado tanto eletronicamente quanto digitalmente, de acordo com a demanda. Todo o processo é registrado para garantir a transparência e assegurar aos signatários de que todas as alterações feitas serão gravadas em um histórico, impossibilitando que qualquer modificação seja ocultada. Desta forma, é mantida a integridade em todas as fases. Ajudando a eliminar a burocracia, a utilização de papel e aumentando a confiabilidade nos processos que envolvem a administração de uma empresa, as assinaturas eletrônica e digital são a aposta certa para quem quer eliminar custos.

Com o rápido avanço tecnológico da atualidade, as tecnologias envolvidas nas criações de assinaturas eletrônicas continuam evoluindo para garantir a segurança dos usuários, sejam empresas ou pessoas físicas. As formas criptográficas, cada vez mais complexas, asseguram que a autenticidade dos documentos seja ratificada. Além disso, a legislação nacional exige a certificação pela ICP-Brasil a fim de aumentar a qualidade do serviço e garante que a DocYouSign está de acordo com todas as demandas de atuação. Com o crescimento da procura por ambas as ferramentas, a necessidade de evitar fraudes e garantir que quem utiliza terá acesso a um recurso confiável e permanente fica cada vez maior e segue sendo prioridade.

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