Um custo relevante para seguradoras e corretoras é a gestão de documentos. Os profissionais dessa área têm conhecimento da quantidade de papéis gerada no dia a dia operacional dessas empresas e das dificuldades (tempo, dinheiro, espaço) para administrar todo o material.

Assim, o principal objetivo dos gestores é planejar maneiras para tornar o processo mais produtivo, e a primeira conclusão dos estudos nesse sentido é que muito pouco, ou nada, é supérfluo e pode ser simplesmente dispensando. A “papelada” invariavelmente está relacionada com exigências legais e ações importantes de relacionamento com o cliente.

A alternativa mais viável, que traz economia e ao mesmo tempo mantém a qualidade e a observância da lei, é eliminar a maior quantidade possível de papel e passar a utilizar a assinatura de documentos digitais. Essa providência oferece economia e agilidade na operação, tramitação e preservação das informações, além de tornar todas as etapas mais seguras.

Há tempos, o Susep autoriza trâmites digitais na contratação de seguros. Inclusive, a circular 277, de 2004, permitindo a assinatura digital dos documentos. O órgão ainda prevê vantagens econômicas para essa modalidade de negócio, como a exposta na circular 401, de 2010.

“O custo de emissão a que se refere esta Circular [apólice, fatura e endosso] não poderá ser cobrado nas contratações operacionalizadas por meio eletrônico com assinatura digital, na forma da regulamentação específica”.

A contratação de uma apólice de seguro, portanto, pode dispensar o uso de papel atualmente. O raciocínio estende-se aos manuais e outras informações enviadas ao cliente, que podem ser disponibilizados em páginas na internet. Dessa maneira a operação é muito mais barato e as informações permanecem sempre atualizadas. A economia vai além do papel e impressão,  junte também a economia com o envio tradicional pelo correio. Somente isso seria bem sensível, mas há mais.

A tecnologia permite, antes de tudo, agilidade por transformar etapas muitas vezes morosas em ações praticamente instantâneas, inclusive com a extinção da necessidade da presença física dos responsáveis para a formalização do negócio. Contratos complexos que envolvem grandes somas podem ser feitos no mesmo dia. Essa realidade elimina quase totalmente o risco de prejuízos com a burocracia, sempre presente em todas as áreas de atuação.

O arquivo de documentos, representado em geral por depósitos com armários entulhados de papéis guardados sem ordem elaborada, poderá ser migrado para a memória dos bancos de dados, ambientes seguros e organizados que permitem a localização imediata da informação desejada e o cruzamento de dados. É uma evolução sem limites para a gestão.

E, por fim, mas não menos importante, livrar-se dos papéis é um requisito básico para que as empresas se apresentem como sustentáveis e ambientalmente corretas. Essa posição aparentemente subjetiva agrega valor concreto para a marca e, hoje em dia, trata-se de obrigação empresarial.

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