Por sua natureza, os negócios na indústria de seguros devem ser perfeitamente documentados para que produzam os efeitos esperados. E isso não significa somente produzir os papéis, é obrigatório que todos estejam assinados e autenticados de acordo com a legislação e mais, que exista prova de que eles foram devidamente entregues.
Na Circular 277 em que a SUSEP autoriza a assinatura digital, está expresso que os documentos serão aceitos de que “sejam identificados com a data e a hora de envio e de recebimento”.
Os comprovantes, portanto, são peças decisivas em eventuais disputas judiciais. Podem determinar o pagamento de uma indenização que a seguradora entende não estar obrigada, por exemplo. A gestão de documentos eficiente nesse sentido, portanto, é um investimento para evitar prejuízos que podem desestabilizar a empresa, principalmente no caso de grandes riscos.
Um bom exemplo é a recusa de propostas após análise de risco. Enquanto essa decisão não for formalizada, a cobertura sugerida está valendo e a seguradora tem que ressarcir o proponente em caso de sinistro. No período dos trâmites a empresa fica exposta ao acaso e eventualmente a fraudes. É um risco previsto na gestão de sinistros e tem que ser mitigado com providências ágeis.
A melhor solução é a automatização da gestão de documentos usando uma plataforma eletrônica. A legislação, com o reconhecimento da assinatura e autenticação digitais, além de e-mail com comprovação jurídica, permite que todo o processo seja executado com o auxílio de softwares e programas de internet.
Essa providência não agrega somente economia, como abordamos em outros textos, mas ainda agilidade e organização. O sistema faz registros instantâneos, com validade jurídica, da comunicação entre a seguradora ou corretora e seus parceiros de negócios. Isso permite, por exemplo, formalizar a recusa de uma proposta imediatamente após a análise de risco, diminuindo significativamente o tempo de exposição ao risco mencionado acima.
Essas comprovações automáticas são padronizadas e atenuam erros de preenchimento ou falta de atenção por parte da equipe e falhas de logística. Os documentos serão produzidos obrigatoriamente e dificilmente deixarão de ser enviados dentro do prazo adequado. Tudo com comprovante de envio e recebimento, ou seja, a outra parte não poderá alegar desconhecimento da informação.
A automatização da gestão de documentos dá mais qualidade a todos os processos e oferece muitos benefícios, entre eles garantir a execução das obrigações e, se necessário, provar que elas foram realizadas.

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