No cotidiano de qualquer empresa, é mais que comum ter que lidar com grandes volumes de documentos e correspondências importantes, incluindo aí faturas, notificações bancárias, circulares e as famosas (e ultrapassadas) cartas registradas. Ainda podemos somar a isso a documentação oficial que é trocada entre organizações, entre empresa e cliente ou entre empresa e seus parceiros comerciais. Por essas e outras é que a segurança e o controle no envio de documentos são essenciais tanto para a credibilidade, a sistematização e o controle da correspondência quanto para a garantia jurídica da empresa em questão.

Quer saber como garantir a segurança da correspondência oficial da sua empresa? Então este post realmente é para você! No texto de hoje, vamos explicar como funcionam as cartas registradas e quais são suas alternativas mais eficientes, econômicas e seguras. Acompanhe e aprenda!

Funcionamento da carta registrada

Caso você não saiba, não custa nada ressaltar que as cartas registradas consistem basicamente em uma modalidade de correspondência que permite acompanhar o andamento do envio e proporciona a confirmação da entrega da carta ao destinatário. Por garantir mais controle e segurança aos objetos enviados, as cartas registradas costumam ser bastante empregadas no envio de documentos de valor e notificações judiciais, por exemplo.

O funcionamento é simples: qualquer documento ou objeto sem valor comercial (CDs, DVDs, pendrives, tokens ou cartões de memória, só para citar alguns) com até 500 gramas pode ser enviado como carta ou pacote registrado. Para tanto, é preciso apenas preencher um formulário com os dados do remetente e do destinatário no momento do envio. Feito isso, você receberá um código que permite o rastreamento on-line do objeto registrado, bem como comprova seu envio. Se o destinatário não estiver presente na hora da entrega, a carta registrada será enviada de volta para o endereço informado no formulário de envio.

Mas não se esqueça de que qualquer pessoa pode receber a carta registrada no endereço do destinatário, bastando para isso informar número de RG e nome completo, assinando o registro de entrega. É o que acontece, por exemplo, nos condomínios com porteiro ou recepcionista. Por isso, se você quiser garantir a identidade de quem recebeu a carta registrada em mãos, também deve solicitar o envio com Aviso de Recebimento (AR), opção disponível para todo o território nacional. Nesse caso, o formulário de AR é devolvido ao remetente com a data de entrega e a assinatura de quem recebeu a carta registrada.

Segurança e garantia jurídica em documentos digitais

E se dissermos que é possível obter os mesmos benefícios de garantia jurídica da carta registrada sem ter que lidar com os custos, riscos, atrasos e impactos ambientais dos processos tradicionais de notificação? De fato, já existem aplicações que transformam e-mails em documentos eletrônicos com legitimidade jurídica, garantindo o cumprimento do protocolo legal do Observatório Nacional (órgão do Ministério da Ciência e Tecnologia) e comprovando o envio, a integridade do conteúdo da mensagem e seu recebimento pelo destinatário. São versões mais modernas, ágeis e seguras da carta registrada!

Por meio das soluções de notificação digital, todas as mensagens enviadas recebem elementos legais, técnicos e periciáveis (como o Carimbo do Tempo, emitido pelo Observatório Nacional), registrando a hora legal em que ocorreu o envio da mensagem. As ferramentas também geram protocolos de entrega dos e-mails e emitem com facilidade comprovantes de envio, conteúdo e recebimento, bem como de download e leitura de anexos pelo destinatário.

Outras opções incluem a possibilidade de backup dos e-mails originais, para maior segurança, e contrato de licenciamento como Software as a Service (SaaS), pagando-se apenas pelos recursos utilizados ao invés do modelo de licenciamento tradicional. Também por isso, é importante optar pela ferramenta que melhor atenda às necessidades específicas da sua empresa, ok?

Não sabe como usar as soluções de notificação digital no ambiente corporativo? Na prática, o recurso pode ser aplicado com sucesso no envio de notificações, comunicados, convocações, avisos de compra, cobranças, renegociações de dívidas, boletos, extratos e faturas bancárias, emissão de Nota Fiscal Eletrônica e Rendimentos Financeiros (IR), mensagens de atendimento ao cliente ou qualquer outra mensagem que precise de comprovação jurídica, por exemplo.

Benefícios da notificação digital

Até aqui tudo correu muito bem, certo? Mas a essa altura do post você deve estar se perguntando quais são as vantagens competitivas de substituir as cartas registradas pelas soluções de notificação digital, não é mesmo? Para esclarecer esse ponto, elencamos abaixo seus principais benefícios. Veja!

  • Redução de custos a curto prazo: a economia com documentação e envio de notificações pode chegar a 80%, considerando apenas os gastos com postagem.
  • Agilidade e controle: as notificações digitais são mais velozes que as cartas registradas, ainda oferecendo mais controle no processo de envio — com comprovação de envio, recebimento, download e leitura de anexos, registro da hora legal e muito mais.
  • Garantia jurídica: ao incluir elementos técnicos e legais nas mensagens enviadas em ambiente digital, as soluções de notificação digital conferem valor jurídico aos documentos. E também é possível registrar o e-mail enviado em cartório.
  • Customização e integração: de modo geral, a customização das aplicações segundo as necessidades de cada empresa é relativamente simples. Outra vantagem é que as soluções podem ser facilmente integradas a sistemas legados e Enterprise Content Management (ECM) das empresas.
  • Responsabilidade ambiental: já pensou em todo o papel desperdiçado diariamente nas correspondências da sua empresa? Ao transferir esse processo para o ambiente digital, você reduz custos já a curto prazo, inclusive com material.
  • Acessibilidade a todos: por fim, vale destacar que as soluções de notificação digital não estão restritas apenas ao uso corporativo. Tanto pessoas físicas quanto jurídicas podem se beneficiar da ferramenta!

Ainda prefere a velha correspondência em papel? Pois saiba que pelo menos 80% dos maiores bancos privados e mais de 2 milhões de brasileiros fazem uso de soluções semelhantes. Assim nem tem como discutir!

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