Desde os anos 90, conceitos de responsividade e compressão do tempo são discutidos nas filosofias gerenciais como sendo primordiais à gestão de qualquer organização. E como o tempo é visto como variável-chave para o sucesso de uma empresa, a necessidade de minimizar seu desperdício nas rotinas de trabalho vem sem sendo cada vez mais debatida. Na prática, porém, muitos negócios ainda resistem à ideia de investir em ferramentas e em atividades voltadas à otimização do tempo e à produtividade dos seus funcionários simplesmente por não conhecerem os reais benefícios que isso pode trazer.

Quer entender como a otimização do tempo pode gerar grandes vantagens competitivas para sua empresa? Então continue acompanhando o post de hoje para descobrir o que torna essa atividade tão importante!

Revelando a importância da otimização

O tempo é um dos ativos mais importantes que qualquer pessoa possui. Quem nunca desejou que o dia tivesse ao menos 36 horas para dar conta de tudo o que precisa ser feito? A corrida contra o tempo já se tornou um hábito mais que natural para nossas rotinas pessoais e profissionais. Contudo, especialmente nas empresas, que hoje lidam com mercados altamente competitivos, saber otimizar o tempo e aumentar a produtividade é essencial para se manter à frente da concorrência.

Se no passado o fator preço era o maior influenciador na decisão de compra do cliente, atualmente, embora essa ainda seja uma variável importante, surgiu um novo grande fator de influência: o custo do tempo. Nesse contexto, o cliente comprará daquela marca que oferece a melhor relação entre esse custo e o preço do produto. Por isso, na correria em busca do aumento de produtividade, existem 2 grandes players que devem fazer parte da rotina de qualquer organização que quer conquistar novos clientes e fechar mais negócios: tecnologia e gestão de tempo.

As empresas que souberem aliar esses 2 fatores serão aquelas com um grau maior de competitividade no mercado e, consequentemente, com melhores resultados. É justamente isso o que você vem buscando? Pois então veja, a partir de agora, os benefícios que a otimização do tempo pode trazer para sua empresa, bem como algumas dicas para fazer seu dia a dia render ainda mais!

Cumprindo metas e objetivos

A gestão do tempo ajuda a trabalhar melhor com metas e objetivos. Você com certeza já ouviu essas 2 palavras, mas sabe que de fato existe uma diferença entre elas? Não tem mistério: os objetivos são o que você deseja alcançar, tanto que você deve tê-los bem em mente todos os dias, enquanto as metas são esses mesmos objetivos, porém com um prazo para serem cumpridas.

Trabalhar com metas bem definidas é a melhor forma de criar motivação e garantir que você alcançará melhores resultados de produtividade no seu dia a dia. Por isso, tire um tempo a cada semana para anotar tudo o que precisa ser feito e até quando. Com isso devidamente delimitado, é possível planejar como será esse desenvolvimento, buscando a otimização do tempo de entrega. Esse planejamento é decisivo para o sucesso de suas atividades.

Ganhando foco e produtividade

Você já ouviu falar sobre a Técnica Pomodoro? Ela é bem conhecida justamente pelos benefícios que traz à rotina de trabalho de qualquer pessoa. Desenvolvida no fim da década de 80, essa técnica se baseia na premissa de que trabalhar em blocos de tempo pode melhorar a agilidade do seu cérebro e estimular o foco. Seu criador, o italiano Francesco Cirillo, descobriu que 25 minutos é o tempo ideal para cada bloco de trabalho — a esses períodos, deu-se o nome de pomodoros.

O intervalo entre cada pomodoro deve ser de 5 minutos, tempo que deve ser usado para o descanso. Vale fazer um alongamento, esticar as pernas, checar o WhatsApp ou qualquer outra atividade que o faça relaxar. No final dos 5 minutos, você deve voltar a focar totalmente no trabalho por mais um bloco inteiro de 25. Isso deve ser feito 4 vezes seguidas. No quinto intervalo, descanse por 30 minutos.

Além de ajudar a melhorar o foco e aumentar a produtividade, a técnica também contribui para que você estabeleça prazos, analisando quantos pomodoros gasta para realizar cada uma das suas tarefas de trabalho. Você logo vai ver como impor a si mesmo esses limites pode fazer maravilhas por sua agilidade e seu rendimento.

Criando rotinas de organização

Trabalhar em uma grande empresa significa lidar com uma altíssima quantidade de informações diariamente. São e-mails chegando a todo mundo, documentos impressos, arquivos digitais e assim por diante. Com tudo isso acontecendo simultaneamente, é mais que comum deixar a organização de lado para ir amontoando papéis na mesa, bem como arquivos e pastas na área de trabalho do computador.

Por isso, é importante prestar atenção à organização do seu ambiente e das suas ferramentas de trabalho. Ganhe tempo organizando tudo o que está a seu alcance. Afinal, por mais que o dia a dia de uma grande empresa seja uma correria desenfreada, deixar essas atividades de organização de lado pode comprometer o andamento das suas tarefas. Para não correr o risco, vale se dedicar a esse preparo o quanto antes.

Usando a tecnologia como aliada

A correria, a cobrança e as responsabilidades do dia a dia são determinantes na saúde mental (e até física) de uma pessoa. De fato, a maior parte da população passa tempo demais trabalhando, muitas vezes em ambientes fechados, o que pode gerar estresse e comprometer sua produtividade. Porém, com o avanço da internet e das novas tecnologias, hoje é possível contar com uma infinidade de alternativas que ajudam a solucionar esses problemas, mantendo a conectividade e a produtividade a todo momento.

Alguns apps ajudam na organização das atividades de trabalho, fazendo uma lista de tudo o que deve ser feito e controlando o tempo de conclusão de cada tarefa. Já outros aplicativos, criados com base na Técnica Pomodoro, ajudam a controlar seus blocos de trabalho e tudo o que foi desenvolvido neles.

Outra boa maneira de usar a tecnologia a favor da gestão de tempo envolve a otimização do fluxo de documentos tanto dentro como fora da empresa, com todos aqueles papéis que devem ser assinados e devolvidos às áreas de origem. Como esse fluxo é muito alto, quando não otimizado, pode representar perdas significativas de tempo na rotina do negócio. Por isso, é preciso buscar alternativas inteligentes. Entra aí a assinatura eletrônica, que simplifica boa parte do processo e faz com que todos na empresa ganhem um tempo precioso.

Administrar a rotina com eficiência é um desafio que todo profissional enfrenta diariamente. Investir em um conjunto de ações que auxilie na otimização do tempo de entrega de cada atividade, bem como no recebimento e na resposta de produtos e serviços tem um impacto direto nos resultados de qualquer empresa.

E aí, gostou de saber mais sobre os benefícios da otimização do tempo? Então não deixe de conferir neste nosso post como a DocYouSign pode ajudar sua empresa a poupar tempo!

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