O e-mail é um das formas de comunicação via internet mais antigas e populares que existem. Os sistemas de envio e recebimento de mensagens eletrônicas foram criados quase em conjunto com a internet e, desde então, foram aperfeiçoados para que possam apresentar um melhor desempenho e capacidade de permitir a comunicação entre pessoas por meios seguros e confiáveis.

Em ambientes corporativos, o e-mail possui um papel de destaque. Ainda que serviços de mensagens tenham sido adotados por várias companhias, as mensagens eletrônicas são a principal forma de contato para várias pessoas. Diante disso, gestores de TI devem investir continuamente em rotinas que garantam a segurança no e-mail corporativo. Quer saber quais são as melhores? Então veja a nossa lista abaixo!

Evitar a troca de informações confidenciais

Muitas vezes profissionais utilizam os serviços de e-mail para o envio e o recebimento de dados confidenciais. Por meio de anexos ou mesmo no corpo da mensagem, colaboradores trocam dados sobre projetos, iniciativas corporativas e transações financeiras. No entanto, esse comportamento devem ser evitado ao máximo.

Em redes públicas, como é o caso das conexões disponibilizadas em hotéis e aeroportos, hackers podem tentar capturar os dados enviados por um computador. Nesse tipo de ataque, chamado deman in the middle, um dispositivo é configurado para se disfarçar como um equipamento de rede, processando todo o tráfego e tentando acessar pacotes com registros sensíveis. Profissionais devem levar em consideração a possibilidade do seu dispositivo estar hackeado ou da conexão corporativa estar comprometida, o que também pode levar à exposição de informações privadas.

Para permitir o uso de serviços de e-mail corporativo em mais ambientes, gestores de TI podem investir em soluções que possuem métodos de envio de mensagens com criptografia. Além disso, as rotinas de segurança podem incorporar o uso de VPNs e protocolos de segurança. Junto com a criptografia, eles diminuem as chances de alguém obter acesso não autorizado aos dados da empresa, ampliando a confiabilidade das mensagens enviadas pelos colaboradores.

Controlar a abertura de anexos

O envio de anexos infectados está entre os principais métodos de ataque virtual. Algumas técnicas mais avançadas incluem até o uso de engenharia social, criando mensagens direcionadas para que usuários abram um e-mail que parece ser feito por uma fonte confiável. Nesse cenário, gestores de TI devem investir em rotinas que atuem diretamente no servidor de e-mail, filtrando mensagens maliciosas ou potencialmente perigosas.

Os filtros de e-mail devem incluir anexos com as principais extensões utilizadas para a disseminação de malwares. Além de executáveis, extensões de scripts, objetos de ActiveX e outros arquivos que não são utilizados pela empresa devem ser bloqueados automaticamente. Preferencialmente, a liberação de anexos deve incluir o menor número de tipos de arquivos possível, como imagens, PDFs e documentos Office.

Se possível, o gestor de TI também pode implementar um serviço de cloud storage. Desse modo, ao invés de enviar e receber arquivos diretamente no corpo do e-mail, cada profissional fará o upload do arquivo na nuvem, compartilhando o link de acesso na mensagem. Em projetos com vários colaboradores, pastas compartilhadas podem ser criadas, diminuindo a necessidade do uso de anexos para troca de dados.

Incentivar a adoção de senhas complexas

As senhas são o principal método de autenticação utilizado por vários serviços. Para que a empresa seja capaz de diminuir o número de vulnerabilidades nos seus sistemas, é fundamental que o gestor de TI incentive o uso de palavras-chave de alta complexidade. Elas são difíceis de serem adivinhadas e, por isso, reduzem as chances de um algoritmo de quebra de senha auxiliar terceiros na obtenção de acesso não autorizado às mensagens corporativas.

Uma boa senha deve possuir variação entre letras maiúsculas e minúsculas, números e símbolos. Ao menos 8 caracteres devem ser utilizados. Já números e letras, sempre que possível, não devem ser repetidos, tornando a senha ainda mais complexa.

Adotar a autenticação de 2 passos

A autenticação de 2 passos é um método criado nos últimos anos para impedir o acesso não autorizado a sistemas, ainda que o usuário tenha sua segurança comprometida. Sempre que um login for feito em um dispositivo desconhecido, uma camada de verificação adicional é acionada, com o envio de um código especial seja por meio de SMS, aplicativo próprio ou e-mail. Assim, o usuário pode validar sua identidade e impedir o acesso a seus recursos por terceiros.

Usar sistemas com metadados confiáveis

Os metadados criados por sistemas de e-mail são fundamentais para garantir que cada mensagem esteja em aderência com os padrões de segurança definidos pelo mercado. Eles devem incluir um conjunto de elementos que auxiliem na verificação da integralidade da mensagem e na validação de conteúdos.

Os metadados também podem ser usados para dar maior controle à empresa sobre a forma como o e-mail corporativo é empregado. Os dados de envio e recebimento de mensagens podem ser analisados, permitindo a identificação de padrões, correção de falhas e otimização de recursos. Dessa forma, a empresa pode tornar o envio de cartas registradas mais confiável, além de reduzir o tempo necessário para a execução de rotinas administrativas.

Levar em conta os padrões do mercado

Todo sistema de gestão de e-mail corporativo deve não só possuir um alto desempenho, mas também estar dentro dos principais padrões técnicos do mercado. Dessa forma, empresas podem contar com a garantia de que adotaram uma plataforma de troca de dados segura, com alta eficiência e baixo nível de falhas.

Nesse sentido, gestores de TI devem verificar se a ferramenta de gestão de e-mails permite a incorporação dos protocolos de segurança e privacidade de referência do mercado. Os processos de desenvolvimento do aplicativo também podem ser avaliados, garantindo uma capacidade maior de resposta às demanda do mercado, o que manterá o produto sempre com um baixo nível de falhas. Consequentemente, as plataformas usadas para a troca de mensagens terão um nível de confiabilidade maior.

Implementar bons filtros de SPAM

O filtro de SPAM pode ser visto como um dos principais sistemas que garantem a confiabilidade das mensagens direcionadas para a caixa de entrada de cada usuário. Sua função é rastrear e filtrar mensagens com conteúdos suspeitos, links maliciosos e propagandas não solicitadas. Diante disso, gestores de TI devem avaliar todas as características do filtro implementado no serviço de gestão de e-mail.

A ferramenta usada para a filtragem de SPAM pode ser continuamente melhorada. Gestores de TI devem alimentar o banco de dados do sistema com itens que o tornem mais eficaz e ampliem sua capacidade de identificar e-mails não solicitados. Assim, a segurança do e-mail corporativo será constantemente ampliada.

Contar com uma solução robusta

Para reduzir os custos com postagens e encurtar o processo, antigamente feito via carta registrada, garantir a integridade do documento com o Carimbo do Tempo, contar com a geração de um protocolo de entrega e com a integração aos demais sistemas corporativos, bem como para ter como comprovar o envio, o recebimento, o download e a leitura de anexos das mensagens, é preciso contar com uma solução realmente robusta e comprovadamente eficaz.

E é claro que, com todas essas funcionalidades trabalhando no sentido de assegurar o valor jurídicodas mensagens e providenciar elementos periciáveis para a empresa, a segurança no e-mail corporativo vai às alturas!

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