Em 2001, foi aprovada a Medida Provisória 2.200-2 que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil para “garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica, das aplicações de suporte e das aplicações habilitadas que utilizem certificados digitais, bem como a realização de transações eletrônicas seguras”.
Foi uma providência alinhada com a incorporação da tecnologia aos negócios em geral e a maneira encontrada para legitimar – e dar segurança – aos benefícios oferecidos pelas transações eletrônicas como economia e agilidade. Na prática, o Estado não apenas autorizou a modalidade.
Em 2004, a SUSEP publicou a Circular 277 para “ajustar os procedimentos dos mercados de seguros, de capitalização e de previdência complementar aberta aos ditames da Medida Provisória no 2.200-2, de 24 de agosto de 2001”.
Com esse documento, o órgão autorizou “a utilização da assinatura digital, nos documentos eletrônicos relativos às operações de seguros, de capitalização e de previdência complementar aberta, por meio de certificados digitais emitidos no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil)”.

Para os arquivos digitais, determinou que:
– O prazo de guarda para os documentos eletrônicos será o mesmo prazo de guarda exigido para os documentos impressos.
– As sociedades e entidades mencionadas no caput estarão obrigadas a reproduzir integralmente os documentos eletrônicos sempre que tal procedimento for exigido pela SUSEP ou outro órgão público competente.
A gestão digital dos documentos, portanto, é reconhecida pela legislação e não há porque ter receio de adotar a prática desde que observadas as normas. A prática, além de segura, oferece uma evolução operacional significativa. Veja alguns exemplos práticos.
Assinatura de Apólices
Agilidade na assinatura de apólices sempre deixa o cliente satisfeito e muitas vezes é indispensável para os negócios. Em grandes riscos, por exemplo, é fundamental que a formalização seja rápida e com reconhecimento dos órgãos responsáveis para evitar possíveis prejuízos.
A gestão digital permite que os documentos sejam assinados de qualquer lugar – com valor legal – e enviados imediatamente para as partes. Todo o processo pode ser feito em minutos dispensando vários custos do método tradicional e ultrapassado.

Protocolos
A Circular 294 da SUSEP obriga que as empresas forneçam protocolos das trocas de informações com os clientes e do andamento das propostas. Devido ao grande volume, essa atividade gera custos altos com arquivamento e manipulação de documentos, além de demorar mais do que o razoável em algumas ocasiões.
Com um sistema automatizado, os protocolos podem ser gerados e enviados eletronicamente, dispensando papel, impressão e correio, além de economizar tempo da equipe. O método também estabelece respostas praticamente instantâneas que são reconhecidas legalmente. Além disso, o armazenamento digital garante mais organização e facilidade para a localização dos documentos.

Recusa de Riscos
As normas estabelecem que as propostas são aceitas tacitamente até a seguradora declinar do compromisso, se for o caso. Muitas vezes as empresas ficam expostas a riscos indesejados durante o período dos trâmites burocráticos para formalizar a recusa da proposta. Essa ação, portanto, tem que ser ágil.
A tecnologia permite criar respostas automáticas para envio imediato após a análise de risco. A transmissão e o aviso de recebimento que é gerado são provas legais da recusa.

Kits e Apólices
A impressão e envio de kits e apólices para os segurados constituem um custo relevante para as empresas. Ao mesmo tempo, trazem informações indispensáveis no relacionamento entre seguradora e cliente.
Em uma plataforma eletrônica, todo esse conteúdo pode ser disponibilizado digitalmente dispensando as despesas de produção e logística com o material em papel. Também é possível realizar as atualizações das informações de maneira mais rápida e econômica. Além disso, é uma providência ambientalmente correta.

Solicitação de Documentos
A contagem do prazo de 30 dias para a liquidação de um sinistro é suspensa quando a seguradora, por razões justificáveis, solicita novos documentos ao segurado. Para conseguir esse efeito, no entanto, é necessário que a empresa comprove o envio e recebimento da solicitação.
Utilizando softwares essa comunicação pode ser feita de maneira imediata e com comprovação dos trâmites aceita pela legislação.

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